Planung (TOEB-Beteiligungen)
Aufgrund der Bearbeitung der Datensätze durch mehrere Dienststellen ist eine Regelung zum einheitlichen Ausfüllen erforderlich.
PlanID
Wird automatisch von KLARA-Delos erzeugt. Ist auf dem Eingangsschriftstück zu vermerken.
Beispiele der Namensbildung
Im allgemeinen gilt folgende Reihenfolge:
- Ort
- Verfahren
- Zusätze wie z.B. Änderung
Beispiele:
Bebauungsplanänderung
| Name: | Telgte, 55 Orkotten, 3. Änderung |
| Kategorie: | Bebauungsplan |
Bebauungsplan und gleichzeitig eine Flächennutzungsplanänderung
| Name: | Telgte, 55 Orkotten, 3. Änd. und 58. Änd. FNP |
| Kategorie: | Bebauungsplan |
Flächennutzungsplanänderung
| Name: | Telgte, 58. Änderung FNP |
| Kategorie: | Flächennutzungsplan |
Einheitliche Abkürzungen
| Änd. | Änderung |
| BP | Bebauungsplan |
| FNP | Flächennutzungsplan |
Planungsschritt
Ein Planungsschritt ist, sofern möglich, anzugeben.
Verschiedene Beteiligungsverfahren:
Meistens aus dem Betreff oder auch aus dem Schreiben ablesbar.
| BauGB § 4 (1) |
erste oder auch frühzeitige Behördenbeteiligung Planung könnte zum erstenmal Vorliegen. Trotzdem in KLARA suchen. wurde evtl. bereits von den Archäologen angelegt bzw. es gibt schon ältere Planung dazu. |
| BauGB § 4 (2) |
Zweite Beteiligung Diese Verfahren könnten bereits vorhanden sein. Da wir aber erst seit Jan. 2017 das Modul haben, kann es aber auch sein, dass es noch nicht im System eingepflegt ist. |
Datum Schreiben und Poststempel
Das Datum Schreiben ergibt sich aus dem Bereich des Absenders eines Briefes.
Das Datum des Eingang Poststempels ist das vom DLBW vermerkte Eingangsdatum.
Emails werden mit dem Datum des Eingangs in beide Felder eingetragen.
Aktenzeichen und Kurzinhalt
Als Aktenzeichen DLBW wird das Namenskürzel des Mitarbeiters verwendet. Sofern mehrere Sachbearbeiter beteiligt sind werden die Kürzel mit Komma und Leerzeichen aneinander gereiht. Auch ist die Verwendung des rechtsgeneigten Schrägstriches "/" möglich.
Wenn die Planung nur in der Datenbank erfasst ist wird im Feld Kurzinhalt "offen" eingetragen. Diese Planung muss weiter bearbeitet werden.
Sofern die Begutachtung der Planung abgeschlossen ist wird "offen" durch den Bearbeiter wieder entfernt.
Keine Bedenken
Wenn seitens DLBW gegen die Planung keine Bedenken bestehen ist das Kontrollkästchen Keine Bedenken zu markieren (Häkchen). Zwingend erforderlich ist es, dass das Datum der Stellungnahme mit dem Bearbeitungsdatum ausgefüllt wird.
Aktionen
Art des Eingangs
- Eingang analog per Post
- Eingang analog per Post mit Unterlagen
- Unterlagen auf Homepage
- Onlinebeteiligung Behördenportal
Herkunft der Unterlagen bei Portalen
- URL
Frist der Beteiligung
- Angegebene Frist der planenden Institution.
- Letzter Tag wird auf dem Eingangsschreiben als Termin vermerkt.
Vorgehen
- Weiterleitung an PD (ggfs. mit Datum)
Alle Aktionen sind mit Namenskürzel und Datum abzuschließen.
Digitale Unterlagen
Digitale Unterlagen (Anschreiben, Begründung, Stellungnahme etc.) sind beim jeweiligen Planungsschritt als Dokument (PDF, JPEG) hochzuladen. Damit sich der Inhalt der hochgeladenen Dokumente erschließt sind diese mit einem Dateinamen, der den Inhalt erläutert, zu versehen.
Bsp.:
- Karte 7
- Anschreiben
- Begründung zur Stellungnahme
- Stellungnahme
- ...
