Tipps für die tägliche Schriftstückerfassung
Die folgenden Tipps sind nützlich, falls Sie häufig oder massenhaft Schriftstücke in Delos erfassen. Aber auch bei der nur gelegentlichen Erfassung kann der ein oder andere Hinweis interessant sein.
Individuelle Einstellungen anpassen
Im Menü unter System/Einstellungen empfehlen wir bei „Hinweis nach dem Speichern von Daten“ die Option „nein“ auszuwählen. Dies führt dazu, dass der Hinweis „Das Objekt wurde gespeichert“ nicht mehr angezeigt wird. Ein Klick entfällt.
Unter „Dateigröße bis zu der ein automatischer Download erfolgt“ können Sie eine 0 eintragen. Das führt dazu dass Word- und PDF-Dokumente im Schriftstück-Fenster nur noch angezeigt werden, wenn Sie explizit den Button „Anzeigen“ klicken. Somit wird nicht bei jedem Aufruf des Fensters Word geöffnet.
Einstellungen im Browser überprüfen
Ihr Internet-Browser so eingestellt sein, dass die Dokumente direkt in der entsprechenden Anwendung angezeigt werden.
Mehr dazu finden Sie unter /hilfe-zur-bedienung/objektfenster/dialog_schriftstueck
Button „Speichern & zur Startseite“
Nutzen Sie den Button „Speichern & zur Startseite“ in der Maske Schriftstück. Dieser Knopf speichert die Eingaben und kehrt dann sofort zur Einfachen Suche zurück. Der Cursor dort steht direkt im Feld Ort und es kann sofort nach einem anderen Objekt gesucht werden. So sparen Sie einige Klicks.
Erkennung des internen Verfassers nutzen
Wenn Sie ein Word-Dokument hochladen, erkennt Delos automatisch die/den internen Erfasser/in der im Briefkopf genannt ist. Diese/r Verfasser/in (nur interne) wird automatisch eingetragen. Dazu dürfen Sie vorher nicht schon einen ausgewählt haben, denn eine vorherige Auswahl wird nicht ersetzt. Die Erkennung funktioniert über die Emailadresse. D.h. das Programm sucht nach einer Emailadresse im mit der Endung @lwl.org. Wird eine solche gefunden, so wird der Nachname aus der Emailadresse extrahiert und dieser Eintrag aus der Liste übernommen. Somit müssen Nachname in der Emailadresse und der Eintrag in der Liste der internen Verfasser in Delos also übereinstimmen damit die Erkennung möglich ist.
Mario Stiller
