Das DWUD-Projekt –
ein Datenpool für Regesten und Urkundentexte aus Westfalen-Lippe

Einführung

 
 
 
Die archivische Überlieferung in Westfalen-Lippe in Mittelalter und Früher Neuzeit ist aufgrund der vielen Kleinstaaten, die sich in dieser Region seit dem Mittelalter herausgebildet hatten, außerordentlich zerstreut. Dies gilt gerade auch für die Urkundenüberlieferung, die sich heute auf viele staatliche, kommunale, private und kirchliche Archive verteilt. Wer sich einen Überblick verschaffen möchte ist somit gezwungen, viele Orte aufzusuchen. In den 1930er Jahren wurde deshalb von Archivaren der Plan entwickelt, über die Archiv- und Bestandsgrenzen hinweg einen Gesamtnachweis aller westfälischen Urkunden zu schaffen. „Analog“, also auf Karteikarten, wurden seitdem von den Mitarbeitern der Vorläufereinrichtungen des heutigen LWL-Archivamts für Westfalen inhaltliche Zusammenfassungen des Rechtstextes von Urkunden – sog. Regesten – verfasst, die im Rahmen von Betreuungs- oder Erschließungsarbeiten in die Hand genommen worden waren. Auf diese Weise kamen bis in die 1970er Jahre rund 65.000 chronologisch geordnete Regesten aus über 250 Archivbeständen aus ganz Westfalen-Lippe zusammen.

Ein großer Teil dieser Karteikarten wurde maschinenschriftlich erstellt, ein weiterer großer Teil besteht aus Fotokopien der Regesten maschinen- oder handschriftlicher Findbücher verschiedener Provenienzen, ein geringerer Teil ist handschriftlich gefertigt. Qualität und Umfang der Regesten sind sehr unterschiedlich und reichen von einfachen Kurzregesten bis hin zu umfangreichen und sorgfältig erarbeiteten Vollregesten, die modernen archivischen und historischen Ansprüchen durchaus genügen. Die Karteikarten wurden in der Kartei chronologisch nach Ausstellungsdaten der Urkunden geordnet. Erfasst wurden, soweit bei einer flüchtigen Durchsicht erkennbar, im Wesentlichen Adelsarchive, Stadtarchive und Pfarrarchive, hauptsächlich aus der Zeit von ca. 1300 bis ca. 1800.

Bis zur Mitte der 1970er Jahre war diese Kartei auf einen Umfang von ca. 65.000 Karteikarten im Format ca. DIN A 5 angewachsen und damit mit konventionellen Mitteln kaum mehr zu handhaben. Daher wurde die Weiterführung um 1975 eingestellt, und seitdem "ruhte" die Kartei im Magazin des LWL-Archivamts. Der materielle Wert dieser Arbeit, wollte man sie zu heutigen Arbeitskosten realisieren, ist kaum abschätzbar. Denn trotz aller zweifellos vorhandenen Defizite, z. B. hinsichtlich der unterschiedlichen Regestenformen, stellt diese Kartei einen ungeheuren Fundus an Quelleninformationen zur Westfälischen Geschichte dar, der allerdings in der gegenwärtigen Form nicht mehr nutzbar war.
Flyer der Digitalen Westfälischen Urkunden-Datenbank



Verwaltungseinteilung des Landesteils Westfalen



Die aufgelöste Kartei im LWL-Archivamt für Westfalen
Die aufgelöste Kartei im LWL-Archivamt für Westfalen
 
 

Grundlagen

 
 
 
Doch der Dornröschenschlaf ist nun vorbei. Im Rahmen des Kooperationsprojekts "Digitale Westfälische Urkunden-Datenbank" (DWUD) war es Ziel der beiden Partner - das Internet-Portal "Westfälische Geschichte" im LWL-Institut für westfälische Regionalgeschichte und das LWL-Archivamt für Westfalen, beide Münster –, diesen "kulturellen Schatz" zu heben. In seiner "ersten Phase" sollte das vorhandene Regesten-Material (Karteikarten) des LWL-Archivamts digitalisiert, partiell erschlossen und – um bereits digital vorhandene Findbücher erweitert – als Urkunden-Portal für Westfalen-Lippe im Rahmen des Internet-Portals "Westfälische Geschichte" online nutzbar gemacht werden.

Interessanterweise verfügt das Landesarchiv NRW Abteilung Westfalen ebenfalls über eine gleichartige Regestenkartei, die rund 25.000 Einheiten umfasst. Grund hierfür ist offenbar der Umstand, dass das heutige LWL-Archivamt für Westfalen vor dem Zweiten Weltkrieg in den Gebäuden des Staatsarchivs untergebracht war. Vermutlich waren bis zum Auszug der Vorgängereinrichtung des LWL-Archivamts alle Regesten in einer Kartei gesammelt worden. Es lag also auf der Hand, diese digitalisierten Karteikarten ebenfalls in DWUD einzuspeisen. Da von Seiten des Landesarchivs jedoch erhebliche Mittel in die Retrokonversion investiert wurden und werden, sind im Rahmen einer Kooperation des Landesarchivs mit dem DWUD-Projekt jedoch nicht diese Karteikarten, sondern gleich die digitalen Urkundenfindbücher in den Urkundenpool eingespeist worden. Sie bereichern den Datenbestand z. B. um die Regesten einiger Territorien (z. B. Fürstentum Minden, Grafschaft Tecklenburg, Grafschaft Ravensberg) und ermöglichen, im Unterschied zu den Karteikarten, auch eine inhaltliche Textsuche.

Die Digitale Westfälische Urkunden-Datenbank ist angelegt als Arbeitsinstrument, nicht als Zimelienschau. Zielgruppen sind neben dem Fachpublikum insbesondere die Orts- und Heimatforschung, die Genealogie, aber auch die Lehre. Das Urkundenprojekt soll den Nutzenden via Internet in die Lage versetzen, kostenfrei, zeit- und ortsunabhängig auf das umfangreiche Quellenmaterial zur Westfälischen und Lippischen Geschichte zugreifen zu können. Zudem wird ein flächendeckender und niedrigschwelliger Zugriff ermöglicht, der in Form einer selbst generierenden Nutzung die Beschäftigung mit Westfälischer Geschichte stimulieren könnte. Mit DWUD sparen die Nutzer Zeit und Geld, da nun eine einfache, übergreifende Suche der sonst verstreut liegenden und i. d. R. nicht publizierten Urkundenbestände durchführbar ist. DWUD schafft hier erstmals die Möglichkeit, neue Fragestellungen auf das Material anzuwenden und Beziehungen zwischen Personen und Orten sichtbar zu machen. Je nach Verzeichnungsstand werden in vielen Fällen aber auch die empfindlichen Urkundenoriginale geschützt.

Die "Digitale Westfälische Urkunden-Datenbank" ist ein Portal, in das alle Archive in Westfalen und Lippe der Westfalen weit Archive ihre Urkundenregesten online einspeisen und ihre Erschließungsleistung präsentieren können.
Dichte Überlieferung: eine herausgezogene Schublade
Dichte Überlieferung: eine herausgezogene Schublade
 

 

Erschließung

 
 
 
In der ersten Projektphase (bis zur Freischaltung 2011) wurde eine rudimentäre Datenerfassung und -erschließung durchgeführt. Sie umfasste hauptsächlich folgende Arbeitsschritte:
  1. die Aufbereitung des Karteikartenmaterials für die Digitalisierung (u. a. Stichprobenkontrolle des Zustands) sowie eine stichprobenartige Bestandserhebung, um die Herkunft der Regesten festzustellen;
  2. die Modifikation des Internet-Portals "Westfälische Geschichte" in datentechnischer (u. a. Anpassung der Datenbank und der Benutzerschnittstelle, Implementierung einer Bearbeiterschnittstelle für die Einpflege der Daten) und inhaltlicher Hinsicht (u. a. Erstellung der Einstiegs- und Informationsseiten, der Übersichts- und Hilfstexten sowie der Archiv- und Bestandsinformationen, ggf. unter Verwendung von Texten der jeweiligen Archive);
  3. die Digitalisierung der Karteikarten durch die Firma ratiodata in Münster, d. h. das Einscannen der Vorlagen und die Ablage der Scans in einem vorgegebenen Ordner- und digitalen Grafikformat;
  4. die Generierung der verschiedenen Bild-Formate für die Online-Nutzung (Thumb-, Normal- und PDF-Formate) im Rahmen der freundlichen Unterstützung durch das Technische Zentrum des Landesarchivs NRW in Münster;
  5. die Einarbeitung der Karteikarten in die Datenbank, d. h. die Vernetzung der digitalisierten Karteikarten mit dem Internet-Portal über Metadaten. Erfasst wurden zunächst das Archiv, der Bestand und die Signatur. Archiv- und Bestandsangaben wurden vereinheitlicht und mit entsprechenden Informationen zu Geschichte, Umfang und Benutzung verknüpft. Hierdurch entstand eine virtuelle Beständeübersicht, die mit weiterführenden Informationen und Verknüpfungen zum Portal und zum Internet versehen ist – der Aufruf einer Karteikarte soll also kein Ende sein, sondern weitere Recherchearbeiten vor Ort unterstützen. Dann der Ort und das Datum, das bereits auf den Karten zumeist in eine moderne Form umgewandelt wurde. Schließlich Informationen zum Projekt selbst sowie automatisiert beigefügte Verknüpfungen zur Systematik (Form, Zeitraum), die im übrigen später beliebig erweiterbar ist (z. B. um Sach- und Ortsangaben).
  6. Die Vollständigkeitsprüfung der Karteikarten-Regesten bzw. der Abgleich mit den archivischen Findmitteln.
  7. Die Einarbeitung der als Textdateien verfügbaren Regesten. Die Ablieferungen verschiedener Archive wurden konvertiert und über ein spezielles, auf dem SAFT-Standard basierenden Austauschformat (z. B. Exporte aus Datenbanken, Konvertierung von Textdateien) importiert.
  8. Die partielle Anreicherung von Regesten, z. B. durch Referenzierung mit Personen- und Ortsnamen.
Transport der verpackten Karteikarten zum Digitalisierungszentrum, Dezember 2006
Transport der verpackten Karteikarten zum Digitalisierungszentrum, Dezember 2006


Der Scanjob: Hochleistungsscanner bei der Firma ratiodata in Münster
Der Scanjob: Hochleistungsscanner bei der Firma ratiodata in Münster


Kartendurchlauf
Kartendurchlauf


Film: Scannen der Karteikarten durch die Fa. ratiodata (01:35 min, 10,0 MB)
 
 

Regestentext

 
 
 
Und der Text? Im Rahmen des DWUD-Projekts war es finanziell wie personell nicht leistbar und angesichts der aktuellen Retrokonvertierungsanstrengungen der Archive auch nicht sinnvoll, die Karteikartenabbildungen durch inhaltlich recherchierbare Texte zu ersetzen. Nach Abschluss von Retrokonvertierungsarbeiten der Findmittel werden jedoch die Abbildungen sukzessive durch Texte ersetzt. Zehntausende von Regesten sind aber jetzt schon inhaltlich recherchierbar, d. h. neben Angaben z. B. zum Ausstellungsdatum und zur Provenienz sind der Regestentitel bzw. Urkundenvolltexte verfügbar.

Trotz dieser Einschränkung wird der Nutzen der Datenbank schnell sichtbar, etwa der leichte Zugriff auf unzählige, verstreut liegende Regesten, die bestandsübergreifende Recherche, die neue Forschungsansätze möglich werden lässt, sowie die Schaffung eines westfalenweiten Urkunden- bzw. Regesten-Portals.
 
 
 

Suchmöglichkeiten

 
 
 
Auf welche Weise kann auf die Materialien zugegriffen werden? Verschiedene Zugriffs- und Suchmöglichkeiten unterstützen die Nutzerinnen und Nutzer während und bei der Suche. Am Ende steht die Regestenansicht, bei der es z. B. möglich ist, wie in einem Findbuch chronologisch zu blättern oder schwer lesbare Karteikarten zu vergrößern.

Im Einzelnen, u. a.:
  • Auflistung der Archive (A-Z) mit ihren jeweiligen Beständen (u. a. Findbuchansicht) nach einer Suche oder der Auswahl über die Karten;
  • die Freie bzw. Erweiterte Suche (Suche mittels verschiedener Suchbegriffe, ein oder mehrere Begriffe gleichzeitig, phonetische/exakte Suche), u. a.:
    - Ausstellungsort (soweit vorhanden),
    - Datum,
    - Archiv,
    - Bestand,
    - Signatur,
    - Regestentext (soweit vorhanden);
  • die Systematische Suche (sehr eingeschränkt, im Aufbau) (Auswahl aus dem Index des Portals):
    - Typ "Einzelquelle" (wird automatisch hinzugefügt),
    - Zeitraum (in 50er Jahres-Schritten),
    - ggf. Orts- und Sachangaben.

Die Anzeige des Ergebnisses aus der jeweiligen Suche erfolgt (1) in Form einer Kurzergebnisliste (bei mehreren Datensätzen, wobei Text- und Bildregesten zusammen dargestellt werden) oder des vollständigen Datensatzes (bei einem Treffer). Über die Kurzergebnisliste kann ein gewünschter Datensatz (2) vollständig, d. h. mit allen Daten zur Ein- und Zuordnung der Urkunde aufgerufen werden. Da in jedem Datensatz die Provenienz der Urkunde und, falls bereits irgendwo ediert, die entsprechende Quelle angegeben ist, kann der Nutzende von hier aus weiterarbeiten und bei Bedarf die Urkunde als Original bei seinem Archivbesuch vor Ort bestellen. Über die Bestandsdaten kann der Nutzende darüber hinaus auch Angaben zum Bestand aufrufen und sich über die Gliederung des Bestandes, Anschriften und Kontaktmöglichkeiten sowie die Modalitäten für eine Benutzung informieren. Sollte das Bild-Regest nicht oder nur schwer lesbar sein, kann (3) eine PDF-Datei des Scans aufgerufen werden, die das Regest in hoher Auflösung zeigt. Die Funktionalität des Acrobat Reader ermöglicht darüber hinaus, das Regest zu speichern oder zu drucken.
Beispiel für eine maschinenschriftliche Karteikarte; die Vergrößerungsansicht entspricht der Originalgröße im Projekt
Beispiel für eine maschinenschriftliche Karteikarte (Vergrößerung)


Beispiel für eine handschriftliche Karteikarte; die Vergrößerungsansicht entspricht der Originalgröße im Projekt
Beispiel für eine handschriftliche Karteikarte (Vergrößerung)



Beispiel für eine handschriftliche Karteikarte im PDF-Format, komprimierte Originalauflösung im Projekt
Beispiel (hier komprimiert und qualitätsreduziert) für eine handschriftliche Karteikarte, aufbereitet als PDF-Datei (PDF-Datei, 93 KB)
 
 

Projektoffenheit und Perspektiven

 
 
 
Mit der Freischaltung der Digitalen Westfälischen Urkunden-Datenbank im Jahre 2011 ist ein für sich lauffähiges, eigenständiges Produkt entstanden. Hierauf aufbauend ist jedoch ein enormes Entwicklungspotenzial vorhanden, das der Verbesserung des Zugriffs (durch Indexierung und sukzessiven Austausch der Karteikarten durch recherchierbare Texte), der Vervollständigung des Urkundennachweises (durch Neuaufnahme weiterer Urkundenregesten, z. B. der Westfälischen Urkundenbücher) wie auch der besseren und schnelleren Verfügbarkeit der Originale (durch Einbindung von Images der Originale) dienen kann.

Die folgenden Möglichkeiten sind nicht Bestandteile des Projekts, sondern sollen lediglich das Potenzial für die Erweiterung von DWUD aufzeigen:
  • Konvertierung und Volltext-Recherche
    Um die Zugriffsmöglichkeiten zu optimieren, sollen nach und nach die Inhalte der Karteikartenimages in recherchierbaren digitalen Text umgewandelt werden, z. B. durch die Einspeisung der neu erstellten retrokonvertierten Findmittel.
  • Ergänzung des Bestands durch Regesten des LWL-Archivamts
    Parallel dazu wird der vorhandene Datenbestand durch zwischenzeitlich neu erschlossene Urkunden bzw. Urkundenbestände ergänzt, auch sollen Lücken geschlossen werden.
  • Ergänzung des Bestands durch externe Regesten
    Fernziel des Projektes ist es, im Laufe der Zeit "alle" westfälischen Urkunden in dieser Datenbank zu erfassen sowie Originalabbildungen der Urkunden selbst in die Datenbank zu integrieren oder hierauf bei den Partnern zu verlinken. Das Projekt ist offen für weitere teilnehmende Archiveinrichtungen, und zwar unabhängig von der Anzahl der Regesten. Das Projekt ist ebenso offen für die Einspeisung oder auch Spiegelung bereits digital vorhandener bzw. neuer Datenbestände. Sukzessive sollen zudem ältere, schwer lesbare Einträge der Kartei ersetzt werden. Damit hätte die Forschung über das Internet nicht nur Regesten aller westfälischen Urkunden zur Verfügung, sondern könnte bei Bedarf auch online auf die jeweiligen Originalvorlagen zugreifen. Denkbar wäre eine Absprache zwischen den westfälischen Archiven, bei weiteren Erschließungsarbeiten jeweils die notwendigen Informationen an den Träger dieses Projektes weiterzugeben, um sie darin einzubinden. Ein differenziertes Rechtesystem sorgt schon jetzt dafür, dass Urkundendaten z. B. vom betreuenden Archiv und der Zentralredaktion geändert werden können.
  • Integration von Urkundenbüchern
    Zahlreiche Regesten wurden seit dem 19. Jh. in Urkundenbüchern erfasst, zumeist in einer Form, die über die archivischen Verzeichnungen hinausgeht. Wünschenswert wäre es daher, in einer speziellen Urkundenbuchansicht diese Materialien z. B. als Ergänzung aufzunehmen.
  • Indexierung des Inhalts der Karteikarten
    Für einen umfassenden Zugriff ist eine Indexierung des Inhalts der Karteikarten (Personen- und Ortsbetreffe, in Auswahl vielleicht auch Sachbetreffe) erforderlich. Der Umstand, dass der Inhalt der Urkunden in den auf den Karten enthaltenen Regesten bereits übersichtlich dargelegt ist und in der Regel dort alle Orts- und Personennamen nachgewiesen sind, dürfte eine Indexierung erheblich erleichtern und beschleunigen. Zudem verfügen die Bearbeiter mit der Portaldatenbank über ebenso vielfältige wie flexible Rechercheinstrumente. Dennoch muss diese Arbeit für jede Karte individuell erledigt werden und bedarf diplomatischer und landesgeschichtlicher Kenntnisse. Gleichzeitig müssen Zweifelsfragen geklärt und fehlende Informationen (z. B. auf zwischenzeitlich erfolgte Editionen) nachgetragen werden.
  • Einbindung von Originalaufnahmen
    Soweit Urkunden (z. B. im Zusammenhang mit der Sicherungs- und Gebrauchsverfilmung) digitalisiert werden, könnte auch hier ein Übernahmeverfahren vereinbart werden, sodass besondere Kosten für die Einbindung der Originale nicht anfallen. Außerdem sind dabei natürlich die Rechte der jeweiligen Archiveigentümer zu berücksichtigen. Ein Zeitlimit für den Abschluss dieser Arbeiten besteht nicht. Jede Urkunde, deren Abbildung eingebunden wird, erleichtert der Forschung ihre Arbeit und schont das Original, das nur noch in Ausnahmefällen selbst zur Hand genommen werden muss. Hierfür ist eine spezielle Schnittstelle zu entwickeln, um die zumeist übergroßen Urkunden am Bildschirm nutzbar darstellen zu können.
  • Urkunden-Portal
    Vielfältige zusätzliche Informationen könnten den Gehalt der Seite und ihren Aktualitätsgrad weiter steigern, z. B. eine "Urkunde des Monats", hilfswissenschaftliche Einführungen, Links, Verzeichnisse westfälischer Urkundenbücher, Datierungshilfen, Datierungsrechner, Heiligenverzeichnis, Informationen für Schülerinnen und Schüler usw.
 
 
Dr. Marcus Weidner (Gesamtprojektleitung, Konzept)
LWL-Institut für westfälische Regionalgeschichte
Karlstr. 33
48147 Münster
marcus.weidner@lwl.org
Tel.: 0251/5915691
Fax: 0251/3282 (MI) / 02921/3444828

Dr. Peter Worm (Projektleitung Archiv)
LWL-Archivamt für Westfalen
Jahnstraße 26
48147 Münster
peter.worm@lwl.org
Tel.: 0251/5914030

Malte Schmiedhäuser, Studentischer Volontär (inhaltliche und redaktionelle Mitarbeit 2010/2011)
Alexander Schmidt, Studentischer Volontär (inhaltliche und redaktionelle Mitarbeit)
Bertolt Gießmann, Studentischer Praktikant (Okt./Nov. 2011)

 
 
Logo des Landschaftsverbandes Westfalen-Lippe (LWL) 
Die Digitale Westfälische Urkunden-Datenbank ist eine Kooperationsaufgabe des
LWL-Instituts für westfälische Regionalgeschichte (Internet-Portal "Westfälische Geschichte") und des
LWL-Archivamts für Westfalen
 
 
 
In der Aufbauphase wurde das Projekt von folgenden Einrichtungen finanziell unterstützt:
 
 
 
Logo der Stiftung Westfalen-Initiative 
Stiftung Westfalen-Initiative für Eigenverantwortung und Gemeinwohl – Kooperationspartner des Portals
Piusallee 6
48147 Münster
Tel. 0251/5916406
Fax 0251/5913249
http://www.westfalen-initiative.de
info@stiftung-westfalen-initiative.de 
 
 
 
Logo der Sparkassen 
Sparkassenverband Westfalen-Lippe
Regina-Protmann-Str. 1
48159 Münster
https://www.svwl.eu 

sowie vom Verein für Geschichte und Altertumskunde Westfalens, Abt. Paderborn e. V., und den Vereinigten Westfälischen Adelsarchiven e. V.
 
 
LWL.it, Münster
 
 
Dipl.-Designerin Alexandra Engelberts, Münster
Dr. Marcus Weidner, Münster