Für jeden Benutzer von ALLRIS net gelten bestimmte Rechte zur Einsicht in Vorgänge/Dokumente (z.B. Tagesordnungen von Sitzungen, Beschlußvorlagen, Beschlüsse). Wie erklären sich diese Rechte?
Während seines Lebenslaufs durchläuft ein Vorgang oder Dokument verschiedene Abschnitte. Typischen Abschnitten ist jeweils ein Status zugeordnet. Beispiele:
· Eine Sitzung hat den Status "Tagesordnung erstellt" erreicht.
· Eine Beschlußvorlage hat den Status "Vorlage freigegeben" erreicht.
· Ein Tagesordnungspunkt hat den Status "ungeändert beschlossen" erreicht.
Die Anzeige eines Dokuments hängt zunächst davon ab, welchen Status der zugehörige Vorgang oder das Dokument selbst erreicht haben. Das ist in Ihrem Hause durch Regeln definiert, die Sie bei den für die Verwaltung der Rechte zuständigen Bearbeitern erfragen können.
Daneben gelten für jeden Vorgang und jedes Dokument ein sogenannter Öffentlichkeitsstatus und ein WWW-Status. Die Unterscheidung dieser beiden Werte wurde ursprünglich vorgenommen, um zwischen Benutzern differenzieren zu können, die mittels ALLRIS auf Dokumente zugreifen wollen und solchen Benutzern, die sich Dokumente über ALLRIS net ansehen wollen. Aus Sich eines ALLRIS net – Benutzers kann man vereinfacht Öffentlichkeitsstatus und WWW-Status als gemeinsam wirkende Werte verstehen, die für jeden Vorgang und jedes Dokument einen der folgenden Werte annehmen können:
· Öffentlich
· Gemischt öffentlich/nichtöffentlich (nur Sitzungen)
· Nichtöffentlich
· Vertraulich
· Gesperrt
Bevor die Wirkung dieser Werte erläutert wird, sei hier noch das Konzept einer sogenannten Benutzerrolle erläutert, das von tragender Bedeutung für die Verwaltung der Rechte in ALLRIS net ist.
Das Zusammenleben der Menschen kann man als Rollenspiel verstehen. Jeder spielt im Laufe eines Tages nacheinander oder manchmal sogar gleichzeitig mehrere Rollen:
· Erziehungsberechtigter
· Fußgänger im Stadtpark
· Bus-Fahrgast
· Mitarbeiter im Bauamt
· ...
Eine Rolle ist durch eine Summe von Aufgaben und den damit zusammenhängenden Rechten und Pflichten definiert. Diese Rechte sind meist nicht an einer bestimmten Person festgemacht sondern auf die jeweilige Rolle = (Arbeits-)Aufgabe bezogen. Eine Verwaltung von Benutzerrechten orientiert sich deshalb sinnvollerweise an den aus der Aufgabenverteilung resultierenden Benutzerrollen.
Die für die Umsetzung des Rollenkonzepts in Ihrem Hause zuständigen Bearbeiter haben so ein Rollengerüst konkret auf die Aufgaben in Ihrem Hause zugeschnitten und anschließend registriert, welche Benutzer verpflichtet/berechtigt sein sollen, welche Rollen zu spielen.
Wer dann berechtigt ist, eine bestimmte Rolle zu spielen, z.B.
· "Mitarbeiter Bauamt mit Recht zur Einsicht in nichtöffentliche Sachverhalte"
"erbt" die sich aus der Rolle ergebenden Rechte, z.B.
· "Darf alle nichtöffentlichen Beschlußvorlagen sehen, für die Bauamt federführend oder an denen das Bauamt beteiligt ist".
Ein Benutzer kann mehreren Rollen zugeordnet sein und damit die Summe aller Rechte genießen, die sich kumulativ aus allen seinen Rollen ergeben.
Detaillierte Angaben zur konkreten Rollensystematik Ihres Hauses können Sie bei den für die Rechteverwaltung zuständigen Mitarbeitern erfragen. Die Rollenverteilung in ALLRIS / ALLRIS net sollte durch diese Mitarbeiter praktischerweise so organisiert werden, daß sie die Geschäftsverteilung im Hause 1:1 abbildet.
Daneben gibt es in ALLRIS net einige standardisierte und deshalb vordefinierte Regeln, die im Folgenden erläutert werden sollen.
Jedermann hat das Recht der Einsichtnahme.
Für öffentliche Sachverhalte hat jedermann das Recht der Einsichtnahme. Für nichtöffentliche Sachverhalte ist zur Einsichtnahme nur berechtigt, wen seine nichtöffentliche oder vertrauliche Rolle dazu berechtigt.
Beachten Sie bitte eine Besonderheit solcher gemischt öffentlich/nichtöffentlichen Sachverhalte: In tabellarischen Übersichten werden diejenigen nichtöffentlichen Inhalte zeilenweise als "(nicht öffentlich)" gekennzeichnet, für die der Benutzer nicht einsichtsberechtigt ist (möglicherweise die Betreffs einzelner Tagesordnungspunkte). Eine solche zeilenweise Differenzierung ist bei der Anzeige vorher erstellter Dokumente (z.B. Word-Dokument der Tagesordnung) nicht möglich. Ein solches Dokument würde im Ganzen dann nicht angezeigt, wenn der Benutzer mindestens "eine Zeile" daraus nicht sehen dürfte.
Für nichtöffentliche Sachverhalte ist zur Einsichtnahme nur berechtigt, wen seine nichtöffentliche oder vertrauliche Rolle dazu berechtigt.
Für vertrauliche Sachverhalte ist zur Einsichtnahme nur berechtigt, wen seine vertrauliche Rolle dazu berechtigt.
Niemand ist zur Einsichtnahme mittels ALLRIS net berechtigt. (Es handelt sich hierbei in der Regel um Vorgänge/Dokumente, die nur hausintern nicht jedoch auf einem Webserver abgebildet werden sollen.)
Beachten Sie bitte, daß eine bestimmte nichtöffentliche Rolle ("Mitarbeiter Bauamt mit Recht zur Einsicht in nichtöffentliche Sachverhalte") nicht automatisch zu Einsichtnahme in beliebige (nicht mit dem Bauamt zusammenhängende) nichtöffentliche Sachverhalte berechtigt – das Recht der nichtöffentlichen Einsichtnahme ist immer nur an die Vorgänge/Dokumente gebunden, die im Zusammenhang mit der Arbeitsaufgabe (Rollenkontext) stehen.
Für ein aus einer Rolle resultierendes Recht gibt es ein gewisses Umfeld (einen Kontext), in dem dieses Recht gilt. Neben den dazu in ALLRIS gebotenen freien Konfigurationsmöglichkeiten gibt es vordefinierte feste Regeln für diesen Kontext. Einige repräsentative Beispiele seien dazu aufgezeigt:
· Ein zur Einsichtnahme in nichtöffentliche Sachverhalte berechtigter Kommunalpolitiker darf den Inhalt einer nichtöffentlichen Beschlußvorlage dann sehen, wenn die Beschlußvorlage laut Beratungsfolge mindestens eines der Gremien durchläuft, denen der Kommunalpolitiker als Mitglied angehört.
· Jemand, der das Recht zur Einsicht in eine nichtöffentliche Beschlußvorlage hat, hat auch das Recht, die Betreffs der Sitzungs-Tagesordnungspunkte zu sehen, in denen die Beschlußvorlage behandelt wird.
· Jemand, der das Recht zur Einsicht in eine nichtöffentliche Beschlußvorlage hat, hat auch das Recht, alle die Beschlußvorlage betreffenden Beschlüsse zu sehen.
Eine Reihe weiterer solcher Grundeinstellungen können bei Bedarf in einer detaillierteren Dokumentation der Zugriffsrechte nachgelesen werden.
Um zur Einsicht in einen Vorgang/ein Dokument berechtigt zu sein, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein:
· Das Dokument muß im Bestand vorhanden sein (beachten Sie bitte, daß zwischen der Bearbeitung eines Dokuments in ALLRIS und seiner Veröffentlichung in ALLRIS net ggf. ein organisatorisch notwendiger Zeitabstand liegen kann, da das Dokument verschiedene Schritte der Weiterleitung durchlaufen muß).
· Der Status des Dokuments muß eine Einsicht erlauben.
· Mindestens eine der Rollen des Benutzers erlaubt eine Einsichtnahme in das Dokument.
Wird Ihnen ein gewünschtes Dokument nicht angezeigt, liegt mindestens eine der Voraussetzungen nicht vor (beachten Sie die o.g. Anmerkungen für Word-Dokumente, z.B. der Tagesordnung/Niederschrift).