Suchwort: Dieses Feld sucht nach einem Wort, welches im Bild-, Liedtitel oder dem Titel eines Schriftstückes ist. Zur inhaltlichen Suche können Sie auch den Schlagwortkatalog benutzen.
Ort: Hier können Sie Namen von Orten, übergeordneten Verwaltungseinheiten (Kreis-, Landes- oder Staatsbezeichnungen) oder Regionen eingeben. Bei der Eingabe von Ortsteilen ist die Nennung des zugehörigen Ortes nicht erforderlich. Beispiel: Geben Sie bitte „Jöllenbeck“ ein, nicht „Bielefeld-Jöllenbeck“.
Zeitraum: Dieses Feld dient der Eingabe einer konkreten Zeitangabe nach dem Schema JJJJ oder TT.MM.JJJJ bzw. der Recherche nach einem Datumsbereich nach dem Schema JJJJ oder TT.MM.JJJJ bis JJJJ oder TT.MM.JJJJ: die gefundenen Treffer beziehen sich im Bildarchiv entweder auf das Datum der Aufnahme oder das Alter der abgebildeten Gegenstände, im Lied- und Tonarchiv auf das Datum der schriftlichen Aufzeichnung des Liedes, der Tonband- oder Kassettenaufnahme sowie dem Zeitraum an dem das Lied gesungen wurde. Im Schriftenarchiv ist hier das Datum vermerkt an dem das Schriftstück der Volkskundlichen Kommission zugesendet wurde und der Berichtszeitraum.
Urheber: Hier können Sie einen Fotografen, Interpreten, Aufzeichner oder eine Gewährsperson benennen. Geben Sie nur den Nachnamen ein oder geben Sie den Namen im Format "Nachname, Vorname" ein. Sie können auch einen Ort angeben, arbeiten Sie dann mit dem Format "Nachname, Vorname, Ort".
Inventarnummer: Dieses Feld dient der Eingabe der Inventarnummer eines bestimmten Datensatzes (falls Ihnen diese von einer vorhergehenden Recherche bekannt ist).
Schlagwort: Hier können Sie ein oder mehrere Schlagworte (Semikolon als Trennzeichen) eingeben, die mit dem Bild in Beziehung stehen sollen. Die Schlagworte können frei eingegeben oder aus einem Popup-Fenster (Button "Auswählen") ausgewählt werden. Mehrere Schlagwörter können wahlweise durch und/oder verknüpft werden. Beispiel: Wenn Sie Dokumente rund um das Thema „Hochzeit“ suchen, müssen Sie das Hauptschlagwort „Brauch/nicht kalendar“ wählen (da Hochzeiten nicht an einen bestimmten Termin gebunden sind) und können dann auf einer zweiten Ebene das Oberthema „Hochzeit“ anwählen. Um die Suche noch weiter zu spezialisieren, öffnet sich auf einer dritten Ebene die zur Hochzeit gehörigen Unterschlagworte, die dann per Doppelmausklick ausgewählt werden können.
Zusatzauswahl bei Bildquellen: Hier kann die Suche nach Hoch- und Querformat sowie nach Art der Vorlage, wie z.B. Dia, schwarz-weiß Fotografie etc., eingeschränkt werden.
Zusatzauswahl bei Lied- und Tonquellen: Es besteht die Möglichkeit nur nach Audioaufnahmen oder Liedblättern zu suchen. Eine Suche nach beiden Quellengruppen ist ebenfalls möglich. Da viele Lied- und Tonquellen in Niederdeutsch sind, kann man dieses über das Eingabefeld Sprache auswählen. Desweiteren stehen für eine Auswahl der Dokumente die Kriterien Interview, Vokal und Instrumental zur Verfügung.
Zusatzauswahl bei Schriftquellen: Bei den Schriftquellen ist die Unterscheidung nach maschinenschriftlichen Dokumenten und handschriftlichen Dokumenten, bei denen es sich auch um in Sütterlin verfasste Dokumente handeln kann, möglich.