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Die bislang in der Datenbank erfassten Filme lagern im Original größtenteils im Filmarchiv des LWL-Medienzentrums. Dennoch bleiben die Filmgeber die Eigentümer der abgegebenen Filme. Auch befinden sich bei ihnen Kopien der abgegebenen Filme, so dass insbesondere bei kommunalen Archiven das Provenienzprinzip nicht durchbrochen wird.

Für den Nutzer von Filmquellen ist es immer ratsam, das Kommunalarchiv zu kontaktieren, aus dem das gesuchte Filmaterial stammt, auch wenn der Bezug von Filmkopien über das Filmarchiv des LWL-Medienzentrums läuft. Denn in den Herkunftsarchiven existieren eventuell weitere wertvolle schriftliche Quellen zu den Filmen.

Im Folgenden sind nur die Kommunalarchive genannt, die bereits einen Teil- oder ihren Gesamtfilmbestand an das Filmarchiv des LWL-Medienzentrums übergeben haben. Nicht aufgeführt sind hingegen die zahlreichen Heimatvereine oder gar die Privatpersonen, die ebenfalls umfangreiche Sammlungen an das Filmarchiv abgegeben haben.