Anforderungen an Archivbauten

Die aufgeführten Anforderungen ergeben sich im Wesentlichen aus der DIN ISO 11799 (Anforderungen an die Aufbewahrung von Archiv- und Bibliotheksgut).

 

A) Kriterien bei der Auswahl des Standorts

  • keine Umweltbelastungen durch Industrie und Verkehr
  • keine Gefahr durch Hochwasser oder aufsteigendes Grundwasser
  • gute Erreichbarkeit für Benutzer, zur Anlieferung der Akten und im Notfall für die Feuerwehr
  • Nähe zur Verwaltung

 

B) Drei räumlich voneinander getrennte Funktionsbereiche

Öffentlichkeitsbereich
Anforderungen an einen Lesesaal, in dem Benutzerinnen und Benutzer unter Aufsicht Archivalien einsehen können:

  • ausreichende Größe für mehrere Einzelarbeitsplätze, auch für einzelne Schulklassen
  • Platz für die Lesesaalaufsicht und die Ausgangskontrolle
  • ausreichende Beleuchtung, möglichst durch Tageslicht
  • mehrere Benutzertische von ausreichender Größe für Urkunden, Akten und Karten sowie zusätzlich Schreibmaterial (Papier, Laptop)
  • möglichst Stromanschlüsse an den Tischen für Laptops
  • Platz für die Handbibliothek
  • Schließfächer und Benutzertoiletten in der Nähe
  • Nützlich ist zusätzlich ein Vortragsraum und Platz für Ausstellungen, z.B. im Foyer
  • Barrierefreiheit

Büro- und Technikbereich

Bürobereich: mindestens ein Zimmer für den/die Archivar/in, ca. 20 m², Ausstattung:

  • 1 ausreichend großen Arbeitstisch
  • 1 Computer-Arbeitsplatz
  • Regale für die Handbibliothek und die Handakten
  • 1 Besprechungstisch
  • 1 Handwaschbecken

Technikbereich: technische Bearbeitung der Akten

  • 1 Quarantäne- oder „Schwarz“-Raum für Sichtung und Lagerung von schimmelpilzkontaminiertem Archivgut
  • 1 Raum für die Säuberung der Akten, Entfernung von Metallteilen und Umbettung der Akten in säurefreie Archivmappen
  • 1 Lagerraum für Archivschachteln, Archivmappen u.Ä.
  • 1 Technikraum (für Kopierer bzw. Scanner, Microfilmlesegerät, Faxgerät u.Ä.)

Magazin
Mindestanforderungen an das Magazin, in dem das Archivgut dauerhaft gelagert wird:

  • relative Luftfeuchtigkeit: 50 % +/- 5 % (schon bei 60 % rel. Luftfeuchtigkeit entwickelt sich Schimmel!)
  • Raumtemperatur: 16 °C +/- 2 °C
  • ausreichend Platz für das vorhandene und in den nächsten 20 bis 30 Jahren zu erwartende Archivgut
  • Statik: 500 kg/m² bei Standregalen bis 2,50 m Höhe; 1000 kg/m² bei Rollregalen bis 2,50 m Höhe
  • keine ungeschützten Wasser oder Strom führenden Leitungen an den Decken zur Vermeidung von Wasserschäden und Funkenflug (müssen notfalls mit Wannen unterfangen werden)

Als Faustformel für das Verhältnis zwischen Aktenmenge und Magazinfläche gilt:

Umfang Archivgut [lfdm] : 5 = Umfang Magazinfläche [m²]   (bei Standregalen)
bzw.
Umfang Archivgut [lfdm] : 9 = Umfang Magazinfläche [m²]   (bei Kompactusanlage)

Dabei ist 1 lfdm Akten ein Aktenstapel von 1 m Höhe bzw. ein Stapel von 9 Archivkartons (ca. 12 cm Höhe) oder 6 Archivkästen (ca. 17 cm Höhe). Diese Regeln gelten für große, rechtwinkelig geschnittene Räume ohne Stützen. In allen anderen Fällen geben sie nur das Minimum des Flächenbedarfs an.

Ist eines der aufgeführten Kriterien für das Magazin nicht erfüllt und auch mit vertretbarem technischem Aufwand nicht erfüllbar, ist der Raum als Magazin definitiv ungeeignet. Schäden durch falsche Lagerung verursachen erhebliche Folgekosten.

 

C) Grundsätze zur Einrichtung und Ausstattung von Archivgebäuden

Das Gebäude muss gegen Einbruch, Diebstahl und Vandalismus geschützt sein.
Zum Schutz vor Feuer sind in den Magazinen und auf allen Fluren Feuermelder, die zu einer rund um die Uhr besetzten Leitstelle aufgeschaltet sind, erforderlich.

Öffentlichkeits- und Bürobereich

  • Fußböden und Mobiliar müssen schwer entflammbar sein und dürfen Staub weder absondern noch anziehen oder binden. Sie müssen regelmäßig gereinigt werden.
  • Das Klimagefälle zwischen Magazin und Öffentlichkeits- und Bürobereich darf nicht zu groß sein, damit Schäden aufgrund- von Temperatur und Feuchtigkeitsschwankungen vermieden werden.

Magazin

  • Möglichst dicke, gut isolierte Außenwände für ein stabiles Raumklima
  • Möglichkeit von kontrollierter Frischluftzufuhr
  • Kalkputz, der mit diffusionsoffener Kalkfarbe überstrichen ist, als Feuchtigkeitsregulator
  • Schutz vor UV- und Infrarotstrahlung durch Jalousien, Rollos oder Folien an den Fenstern
  • Ggf. wasser- und stromführende Leitungen mit Wannen unterfangen
  • Wasserstandsmelder in Kellerräumen
  • Leuchtstofflampen mit Lichtdiffusor (max. 75 μW/lm UV-Anteil)
  • 40 cm tiefe pulverbeschichtete Regale mit vergitterten Seitenwänden für Urkunden und Akten, Planschränke im Format DIN A 1 und größer für Karten, Pläne und Plakate
  • Datenlogger zur kontinuierlichen Überwachung des Raumklimas

Beispiel für einen Magazinraum mit natürlicher Klimatisierung: Wand- und Dachaufbau im Magazin des LWL-Archivamt für Westfalen

Nichtstaatliche Archive in Westfalen-Lippe können für Maßnahmen zur Einrichtung eines Archivs Fördermittel vom LWL-Archivamt erhalten. Voraussetzung dafür ist, dass vorher eine Beratung stattgefunden hat und dass die Maßnahmen zuvor mit dem Archivamt abgestimmt wurden.