Durch das LWL-Archivamt werden die Archivalien ausgewählt, die aus den nichtstaatlichen Archiven Westfalens und Lippes für die Bundessicherungsverfilmung in Frage kommen. Die Sicherungsverfilmung von Archivgut ist eine bundesgesetzlich geregelte Maßnahme zum Schutz von Kulturgut bei bewaffneten Konflikten. Es soll eine Zweitüberlieferung hergestellt werden, die nach einem Katastrophenfall gegebenenfalls an die Stelle der Originale treten kann. Es gelten die "Richtlinien" und "Technischen Empfehlungen für die Durchführung der Sicherungsverfilmung von Archivalien", wie sie im Archivar 40 (1987), Sp. 461-471 festgehalten sind.

Dort ist festgelegt:

„Das Archivgut wird zum Zweck der Sicherungsverfilmung in drei Dringlichkeitsstufen eingeteilt. Vorrang bei der Verfilmung genießt die Dringlichkeitsstufe 1. [Sie umfasst] ... jeweils auf das gesamte Archivgut im Bereich einer Archivverwaltung bezogen, je bis zu 100% der Findbehelfe wie Repertorien und Karteien, der Urkunden sowie handgezeichneten Karten und Pläne, 30% der älteren Akten und Amtsbücher (vor 1800), 15% der jüngeren Akten und Amtsbücher (nach 1800).“

Die Richtlinien legen also fest, dass bei der Verfilmung vormodernes Schriftgut dem des 19./20. Jh. vorgezogen wird. Weitere Voraussetzung sind ein den gesamten zu verfilmenden Bestand umfassendes Findbuch und, dass die Archivalien weder schimmelbelastet noch in anderer Weise stark geschädigt sind. Eine Seitenzählung ist nicht unbedingt notwendig, erleichtert aber die spätere Orientierung im Rollfilm.

Die Verfilmung selbst ist für das sich beteiligende Archiv kostenlos und erfolgt im Technischen Zentrum des Landesarchivs NRW in Münster-Coerde. Das Original des erstellten Films wird im Oberrieder Stollen für den Katastrophenfall eingelagert – eine Nutzung oder eine Aushebung aus anderen Gründen ist nicht vorgesehen. Das sich beteiligende Archiv hat Anspruch auf eine Filmkopie für eigene Zwecke, die es jedoch selbst bezahlen muss. Bei häufig genutzten Beständen ist zu empfehlen, dass von diesem Rollfilm zusätzlich Digitalisate für den Benutzerbetrieb erstellt werden.

Wenn Sie Archivgut haben, das Sie für die Bundessicherungsverfilmung vorschlagen möchten, können Sie sich gern an uns wenden.