Notfallvorsorge und Prävention

Vorbeugende organisatorische und konservatorische Maßnahmen sind eine unverzichtbare Voraussetzung für den dauerhaften Erhalt von Archivgut. Dazu zählen ein umfassendes Sicherheits- und Notfallvorsorgekonzept, Maßnahmen zur Kontrolle und Verbesserung der Lagerungsbedingungen (Klima und Magazineinrichtung), eine sachgerechte Verpackung der Bestände und die Sicherstellung einer dem Erhaltungszustand des Archivgutes angemessenen Benutzung.

NotfallvorsorgeMagazinierung und LagerungVerpackungNutzungArchivalienversicherung

 

Notfallvorsorge

Das Risiko eines Notfalls im Archiv, beispielsweise durch eindringendes Wasser oder einen Brand, kann durch eine Gefahrenanalyse im Vorfeld reduziert werden. Checklisten zu Gebäudetechnik und Sicherheitssystemen aber auch organisatorische Maßnahmen helfen Schwachstellen aufzudecken und zu beseitigen. Auf die Ausstattung des Magazins mit Feuerlöschern ohne Zusätze von Frostschutz- oder Netzmitteln ist beispielsweise zu achten. Sowohl Pulver- als auch Schaumlöscher stellen aufgrund ihrer das Schriftgut gefährdender Inhaltsstoffe (Salze bzw. Tenside) keine geeigneten Löschmittel dar. Individuelle Alarmpläne und gebäudespezifische Notfallpläne müssen erarbeitet sein und in regelmäßigen Übungen erprobt und optimiert werden. Im Ernstfall kann ein gut etabliertes präventives Notfallmanagement entscheidend zur Schadensbegrenzung beitragen. Hierzu gehört auch und vor allem die Bildung regionaler Notfallverbünde.  

Magazinierung und Lagerung

Archive können dem gesetzlichen Auftrag, Archivgut auf Dauer zu erhalten, nur dann nachkommen, 

  • wenn der Magazinraum fachgerecht eingerichtet ist und
  • über ein geeignetes Raumklima verfügt sowie
  • alterungsbeständige Verpackungsmaterialien verwendet werden.

Klima und Einrichtung eines Magazins sollten auf die darin verwahrten Bestände ausgerichtet sein. Fotografisches Material stellt andere Anforderungen an Temperatur und Luftfeuchtigkeit, als Schriftgut aus Papier. Die kontinuierliche Erfassung und Analyse der Klimawerte ist unabdingbar, um Maßnahmen zur Klimaverbesserung ergreifen zu können, sofern größere Klimaschwankungen dokumentiert werden. Nur so können Alterungsprozesse verlangsamt und akute Schäden wie Schimmelpilzbefall vermieden werden.

Das LWL-Archivamt entleiht bei Bedarf Thermohygrografen zur Überprüfung der Klimawerte und berät anhand der gewonnenen Informationen sowie bei Ortsbesichtigungen über Verbesserungsmöglichkeiten.

Verpackung

Mappen und Kartons sind der wichtigste Schutz der Bestände vor Klimaschwankungen, Staub und Lichteinfluss. Sie erleichtern zudem die platzsparende Einlagerung des Archivguts sowie seinen Transport. Eine stabile,  archivaliengerechte Verpackung der Archivbestände ist zudem im Havariefall ein wichtiger Garant der Schadensbegrenzung.

Der Markt bietet eine verwirrende Vielfalt von Produkten. Wir beraten Sie gern im Hinblick auf Materialqualität und Konstruktionsmerkmale.

Nutzung

Während des Transports, der Bearbeitung und Nutzung, der Vervielfältigung und Präsentation im Rahmen von Ausstellungen ist Archivgut vielerlei Risiken ausgesetzt. Es bedarf der Sensibilisierung aller Beteiligter, einen bewussten Umgang mit den teils geschädigten und gealterten Originalen zu pflegen. Darüber hinaus helfen individuelle Handlungsanweisungen, Benutzungs- unde Lesesaalordnungen Schäden zu vermeiden.

Im Rahmen von Ausstellungsvorbereitungen sind die äußeren Bedingungen auf die zu präsentierenden Materialien abzustimmen. Präsentationshilfen beugen mechanischen Schäden vor. Häufig empfiehlt sich die Anfertigung von Reproduktionen, um das Original vor einer Verschlechterung des Erhaltungszustandes zu bewahren.

Archivalienversicherung

"Ein Original ist unersätzlich - gut gesichert und versichert zum Schutz Ihres Archivs", so lautet der Titel der Infobroschüre der Westfälischen Provinzial-Versicherung zum Thema Archivalienversicherung, die im Oktober in Zusammenarbeit mit dem LWL-Archivamt erschienen ist. Das Versicherungskonzept zielt darauf ab, die möglichen Wiederherstellungskosten nach einem Schadensfall zu versichern, aus Sicht des Versicherers und des LWL-Archivamtes der einzig mögliche Weg, da es sich bei Archivgut in den meisten Fällen um Unikate handelt, die nicht wiederbeschafft werden können.

Die Druckversion kann unter Angabe der Bestellnummer 492/57 u. 492/57a (Anlage) bei der Westfälischen Provinzial Versicherung, Abt. Firmenkunden Kommunen - Sch, Provinzial-Allee 1, 48159 Münster, bestellt werden.

Das Team Bestandserhaltung des LWL-Archivamtes steht Ihnen gerne beratend zur Seite.