Elektronische Langzeitarchivierung / DiPS.kommunal

Seit vielen Jahren ist jedem, der sich mit dem Thema "Datenverarbeitung in der öffentlichen Verwaltung" beschäftigt, klar, dass inzwischen so große Bereiche der täglichen Arbeit computergestützt laufen, dass hier im großen Stil langfristig zu erhaltende Informationen entstehen: elektronisches Archivgut!

Im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen können diese Daten mit Systemen zur Langzeitspeicherung vorgehalten werden (Dokumentenmanagementsysteme, kurz: DMS), die sich an den Technischen Richtlinien des BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) orientieren. Viele DMS-Hersteller werben mit entsprechenden Referenzen und dem Schlagwort der Revisionssicheren Speicherung. Tatsächlich sind die Systeme in der Lage, durch entsprechende Speichersysteme und oft durch Verschlüsselungs- und Signaturverfahren die Datenintegrität und -authentizität sicher zu stellen. Doch was passiert nach der Aufbewahrungsfrist?

Nach Ende der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist beginnt der Einsatzbereich der Elektronischen Langzeitarchivierung! Auch hier werden vergleichbare sichere Speichersysteme eingesetzt, die die Nullen und Einsen des Bitflusses an ihren Stellen halten (Bitstream Preservation). Statt elektronischer Signaturen werden für den langfristigen Authentizitätsnachweis alle Bearbeitungs- und Veränderungsschritte an den abgelegten Informationen protokolliert und dokumentiert. Die zu erhaltenden Primärdaten werden mit allen zum Verständnis notwendigen Metadaten und diesen Prozessdaten in Archivinformationspakete - sog. AIPs - verpackt. Statt an den BSI-Richtlinien orientiert man sich am internationale anerkannten ISO-Standard 14721:2012 "Open Archival Information System" bzw. „Offenes Archiv-Informations-System“ (OAIS).

Digitales Archiv NRW

Die Erstellung von eigenen Fachkonzepten zum Aufbau von Langzeitarchiven, die Begleitung von Programmierung, Tests und Abnahmen – diese hochkomplexen und teuren Aufgaben überfordern viele kleine, mittelgroße und auch viele größere Kommunalarchive. In NRW gibt es deshalb die Arbeitsgemeinschaft „Digitales Archiv NRW“ (DA NRW) zwischen Land und dem Rechenzentrumsverbund KDN. Hierüber werden den Kommunalarchiven Angebote für die Nutzung von Verbundlösungen zur elektronischen Langzeitarchivierung gemacht.

DiPS.kommunal

Das LWL-Archivamt für Westfalen hat dabei zusammen mit der LWL.IT Service Abteilung und dem Historischen Archiv und dem Amt für Datenverarbeitung der Stadt Köln die mandantenfähige Verbundlösung DiPS.kommunal (Digital Preservation Solution = Digitale Langzeitarchivierungslösung) in die Arbeitsgemeinschaft eingebracht. Durch eine Teilnahme an DiPS.kommunal erhalten die westfälischen Archive ein hochsicheres elektronisches Langzeitarchiv, in dem über halbautomatisierte Schnittstellen elektronische Verwaltungsdaten, aber auch städtische Datensammlungen (z.B. die digitalen Fotos der Pressestelle) archiviert werden können. Um die westfälischen Archive bei der Einführung eines elektronischen Langzeitarchivs angemessen beraten und unterstützen zu können, wurden mit Hilfe des Landes NRW entsprechende Stellen beim LWL-Archivamt für Westfalen und bei der LWL.IT-Abteilung geschaffen.