Archivierung aus elektronischen Fachverfahren

Die EDV-Anfänge reicht bei den meisten Kommunalverwaltungen bis in die 60er/70er Jahren zurück. Das damalige Ziel war eine effektive Aufgabenerledigung, während nicht an eine spätere Aussonderungsmöglichkeit ans Archiv und die Langzeitsicherung der erhobenen Daten gedacht war. Es entwickelten sich Spezialsoftwaren, die eine Fachaufgabe oder eine Reihe verwandter Fachaufgaben vereinfachten, indem sie z.B. interne Berechnungen durchführten, bestimmte Voraussetzungen prüften und schließlich die Bescheiderstellung unterstützten. Im Laufe der Entwicklung haben viele der Programme »Archivfunktionen« eingeführt, durch die nicht mehr für den aktuellen Betrieb benötigte Daten ausgelagert werden können. Manche Fachanwendungen verknüpfen dies sogar mit Löschroutinen für diese Altdaten.

Obwohl das Nordrhein-Westfälische Archivgesetz schon in der ersten Fassung auch elektronische Daten und die zur Auswertung und zum Verständnis notwendigen Hilfsmittel für anbietungspflichtig deklarierte, kümmerten sich die meisten Archivarinnen und Archivare wenig um die dort entstehenden Unterlagen. Es galt bei den meisten das Credo: »Alles Wichtige kommt auf Papier!«. Auf diese Weise sind erhebliche Bewertungs- und Übernahmerückstände entstanden, zu denen u.a. archivwürdige Bestände wie das Einwohnermeldewesen oder das Gewerberegister gehören.

Folgendes Vorgehen hat sich in regionalen Arbeitskreisen der Archive und Rechenzentren als sinnvoll erwiesen:

  1. Erstellen einer Liste der EDV-Fachverfahren.
    1. Bezeichnung der Anwendung
    2. Funktionsbeschreibung (umrissartig)
    3. Einsatzorte in der Verwaltung / Organisations-Einheiten
    4. Struktur der Datenhaltung (Zentr. Server, dezentr. Server, Einzelplatzlösung)
    5. Archivische Vorbewertung
  2. Archivische Vorprüfung in Zusammenarbeit mit den erzeugenden Fachstellen
  3. Priorisierung des Handlungsbedarfs (Wichtigkeit / Dringlichkeit)
  4. Ermittlung von Grundlagen für Aussonderungsschnittstellen
  5. Ggf. auch schon Übernahme von noch nicht »archivreifen« Daten

 

Bisher haben sich die folgenden Arbeitsgruppen gebildet:

► IT-Arbeitskreis Ostwestfalen-Lippe (OWL) für die Rechenzentren INFOKOM, GKD, KRZ Lemgo und IBB Bielefeld.

Arbeitsschwerpunkte derzeit: Zwischenarchivlösung für Einwohnermeldedaten ("Archivo"), Daten aus Fachanwendungen der Sozialhilfe (AKDNsozial), Baugenehmigungsakten

Bewertungslisten für den Kreis Gütersloh und seine Städte und Gemeinden (2006), für den Kreis Lippe (2006) und für die kreisfreie Stadt Bielefeld (2006)

► IT-Arbeitskreis Südwestfalen für das Rechenzentrum KDVZ Citkomm und KDZ Westfalen-Süd

Arbeitsschwerpunkte derzeit: Aussonderungsschnittstelle Gewerbean-, -um-, -abmeldungen, Ratsinformationssysteme, Personalverwaltungssysteme

Bewertungslisten für den Kreis Soest und seine Städte und Gemeinden (2010) und für den Märkischen Kreis und seine Städte und Gemeinden (2012)

► IT-Arbeitskreis der Archive beim KDN / AK Interkommunale Zusammenarbeit der OBs

Arbeitsschwerpunkte derzeit: KDN-Fachverfahrensverzeichnis mit der Option zur archivischen Vorbewertung

Bewertungsliste für die kreisfreie Stadt Bochum (2015)

Arbeitsbericht zum Bochumer Vorgehen von S. Pätzold und A. Fercho

Freundlicherweise haben einzelne Archive und ihre Kommunen erlaubt, die Arbeitsergebnisse hier zugänglich zu machen.

Für alle Fachanwendungen, die einen Export in einen sogenannten XÖV- Standard anbieten, lässt sich daraus i.d.R. eine sinnvolle Archiv-Schnittstelle gewinnen.