Archive und DMS

Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), die auch als Vorgangsbearbeitungs-Systeme (VBS) oder Enterprise Content Managementsysteme (ECM) bezeichnet werden, dienen der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Vorgänge. Man versteht darunter in Deutschland die Überführung und Fortschreibung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente (Schriftgutverwaltung) und Dokumentzusammenhänge (Vorgänge, Akten) in elektronischen Systemen.

Zum Thema DMS / ECM in der öffentlichen Verwaltung empfiehlt sich ein Besuch auf den Internetseiten »Verwaltung innovativ«. Viele Jahre bot das DOMEA-Konzept einen verlässlichen Standard für die deutschen Verwaltungen. Es ist im Mai 2012 durch das "Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit " abgelöst worden, die die aktuellen technischen Entwicklungen berücksichtigt.

Das Organisationskonzept ist nach dem Baukastensystem aufgebaut. Die nachfolgenden Bausteine sind verfügbar:

Weitere Bausteine befinden sich in Arbeit bzw. in Planung:

  • E-Langzeitspeicherung (in Arbeit)
  • E-Poststelle und Signatur (in Arbeit)
  • Scan-Prozess (in Arbeit)
  • Datenschutz, Personaldaten und VS (in Planung)
  • E-Fachverfahren (in Planung)

 

Der Beauftragte der Bundesregierung für Informationstechnik und der IT-Planungsrat bündeln die Bemühungen um gemeinsame Rahmenvorgaben des Bundes, der Länder und Kommunen:

DMS / VBS

 

→ Organisationskonzept Elektronische Verwaltungsarbeit (DOMEA-Nachfolger) (2012)
Datenformate → SAGA 4.0 (2008)
Datensicherheit → IT-Grundschutzkatalog (2008)
Wirtschaftlichkeit → IT Wiße 4.1 (2007)
Datenaustausch → XÖV (u.a. XDOMEA2.2), OSCI
IT-Einsatz / -Ziele → Nationale E-Governement Strategie (2010)

 

Sowohl für den öffentlich-rechtlichen wie für den privatrechtlichen Bereich wurde die internationale Norm "Schriftgutverwaltung" (ISO 15489) entwickelt. Eine gute Zusammenfassung aus archivarischer Sicht bietet Michael Wettengel, Ruth Kappel: Internationale Normungsarbeit im Bereich der Schriftgutverwaltung: Zur Veröffentlichung der ISO 15489-1 (Records Management). In: Archiv und Wirtschaft 35 (2002), Heft 4, S. 173-183.