Archivverwaltungs- und Verzeichnungsprogramme

Anders als noch vor zehn Jahren hat sich die Produktpalette an Verzeichnungs- und Archivverwaltungsprogrammen stark vergrößert. Immer neue Softwarelösungen und -versionen - inzwischen auch aus den europäischen Nachbarländern - kommen auf den deutschen Markt. Die folgende kommentierte Liste erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit, kann aber als erste Orientierung hilfreich sein. Da die Programme Leistungsschwerpunkte besitzen, ist es wichtig, ein Anforderungsprofil für das eigene Haus zu entwickeln, um so das passende Produkt zu finden. Die Anforderungen sollten in der Ausschreibung bzw. den Anfragen bei den Softwareherstellern abgefragt werden. Bei einem soliden Kostenvoranschlag sollten nicht nur die Anschaffungs- und Wartungskosten, sondern auch die für die »Migration«, d.h. das Überführen der Altdaten, und die Schulung der späteren Nutzer berücksichtigt werden.

Schließlich empfiehlt es sich, die Kandidaten, die in die engere Wahl kommen, im Testbetrieb ausführlich zu prüfen.

 

Die Programme in alphabetischer Reihenfolge:

ACTApro

Die zusammen mit dem Stadtarchiv Köln entwickelte, modular aufgebaute Software für Kommunal-, Wirtschafts- und Kirchenarchive bietet ein Verzeichnungsmodul für die Erfassung von Akten, Urkunden, Fotos, Karten und Plänen, ein Modul zur Magazinverwaltung und eines für den Betrieb eines elektronischen Lesesaals, die nach Bedarf einzeln angeschafft werden können. Abbildungen von Archivalien können in allen gängigen Bildformaten sowie im PDF-Format mit den Verzeichnungseinheiten verknüpft werden. Durch die am Windows-Standard orientierte strukturierte Darstellung von Archivtektonik, Beständen, Klassifikationen und zugeordneten Verzeichnungseinheiten in einer Baumdarstellung am linken Bildschirmrand ist ein intuitiver Umgang mit Software möglich. Eine XML-basierte Datenhaltung bietet auch Importmöglichkeiten aus Excel und Exportmöglichkeiten von Beständeübersichten und Findbüchern nach EAD und SAFT (Archive.NRW.de-Austauschformate). Eine Anbindung von elektronischen Langzeitarchiven wurde umgesetzt.

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archivis pro

Aus dem österreichischen Haus Johanneum Research stammt das Programm archivis pro, das ISAD(G) konforme Verzeichnung erlaubt, jedoch noch auf die deutsche Verzeichnungstradition angepasst werden muss. Die flexible hierarchische Struktur erlaubt diese Anpassung ohne sich in eine Programmiersprache einarbeiten zu müssen. Das Programm integriert sich gut in die MS Office-Umgebung.

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AUGIAS-Archiv / AUGIAS EXPRESS

Seit über 20 Jahren produziert die Firma AUGIAS-Data Archivsoftware auf der Basis von relationalen Datenbanken. AUGIAS-Archiv 9.0 kann wahlweise mit MS SQL Server- oder Oracle-Datenbank eingesetzt werden. Neben der Verzeichnung von Beständen sowie der Benutzer- und Magazinverwaltung ermöglicht AUGIAS-Archiv 9.0 die Verwaltung von Repräsentationen und mehreren Archiv-Standorten (Mandanten) in einer Datenbank. Abbildungen von Archivalien können in allen gängigen Bildformaten sowie im PDF-Format mit den Verzeichnungseinheiten verknüpft werden. Der Datenexport ist u.a. in EAD (Bestands- und Tektonik-EAD), METS, XLS, MDB und Kalliope möglich. AUGIAS-Express 6 bietet einen reduzierten Leistungsumfang und ist besonders für kleine Archive mit maximal drei Arbeitsplätzen geeignet. Zur Verwaltung der Altregistratur (Verwaltungsarchiv) kann das separate Programm AUGIAS-Zwischenarchiv 9.0 genutzt werden. Über AUGIAS-Konvert 3.0 importiert man Daten aus Fremdformaten (u.a. MS Access, MS Excel, CSV, EAD, SAFT) in die AUGIAS-Datenbanken. Derzeit wird an Schnittstellen zu digitalen Langzeitarchiven gearbeitet.

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Augias 8

CMI STAR

Das schweizer Unternehmen CM Informatik AG stellte ursprünglich Lösungen für die IT-gestützte Registratur in Kommunalverwaltungen her. Die Archiv-Software CMI STAR bietet eine stark an Windows angelehnte Optik. Die XML-basierte Datenhaltung ermöglicht einen einfachen Import z.B. von Abgabelisten aus der Verwaltung in das Programm und den Export von Erschließungsdaten in andere Systeme. Auch die Übernahme von elektronischen Akten und ihren Metadaten soll möglich sein. Die geplante Version für den deutschen Markt soll neben der Abbildung der Archivtektonik (Archiv - Beständegruppen - Bestände - Teilbestände - Serien/Bände - Verzeichnungseinheiten) und von Personen-, Orts- und Sachregistern, eine Provenienz-, Magazin- und Akzessionsverwaltung bieten. Das Programm verwendet die Schweizer Fachterminologie (z.B. "Dossier" statt "Akte").

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FAUST 7

Wie AUGIAS gehört FAUST zu den etablierten Verzeichnungs- und Archivverwaltungsprogrammen in Deutschland. Ansätze aus Bibliotheks- und Museumstätigkeit prägen diese Software mit, so dass gerade Häuser mit großen Sammlungs- und Bildbeständen hier entsprechende Erfassungsmöglichkeiten vorfinden. Die Architektur des Systems erlaubt weitgehende Anpassungen an die Bedürfnisse vor Ort; wenn der Anwender diese Konfiguration selbst vornehmen will, ist eine Schulung sinnvoll. Auch hier gibt es eine "Professional" und eine "Standard"-Variante mit eingeschränktem Leistungsumfang. Neuere Versionen unterstützen den Datenexport über eine variable XML-Schnittstelle. Die erzeugten XML-Dateien erlauben die Online-Präsentation im Portal Archive.NRW.de.

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LandSoftware

MAIS-flexis

Der niederländische Anbieter De Ree archiefsystemen hat im deutschen Kleve eine Niederlassung namens "Capreolus Archivkonzepte GmbH", gegründet, von der aus das Programm MAIS-Flexis vertrieben wird. Die oraclebasierte Datenhaltung ist - wie der Name des Programms schon andeutet - flexibel gehalten und kann an die Archivgröße und die lokalen Bedürfnisse durch den Anwender angepasst werden. Es ist auch eine ASP-Programmvariante möglich. MAIS-Flexis bietet die Möglichkeit von XML-Importen und -Exporten. Eine Benutzer- und Archivalienverwaltung runden das Leistungsspektrum ab. Die Möglichkeit der Präsentation von Findbüchern im Internet und unterschiedlichen Medien wie Filmen, Audiomaterial und Fotos mittels MAIS-Internet ist standardmäßig vorgesehen.

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Mais-flexis

MIDOSA XML

Das ursprünglich gemeinsam von der Archivschule Marburg, dem Bundesarchiv und dem Landesarchiv Baden-Württemberg entwickelte Software basiert in seiner aktuellen Version auf einer XML-Datenhaltung, die es erlaubt, einfach gedruckte und Online-Findbücher zu erzeugen. Die zugrunde liegende Fachlichkeit, die EAD-Konformität und die Im- und Exportmöglichkeiten machen das Programm zu einer kostengünstigen Alternative für Benutzer, die vor allem ein Verzeichnungsprogramm (nicht ein komplexes Archivverwaltungsprogramm) suchen. Die Verzeichnungsmaske wurde vor allem für die Aktenverzeichnung entwickelt. Es existiert eine Einzelplatzversion und eine für Mehrbenutzerbetrieb.

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midosa

ScopeARCHIV 5.0

Das modular aufgebaute schweizer Archivverwaltungsprogramm ScopeARCHIV bietet die Möglichkeit, Arbeitsprozesse in größeren Häusern elektronisch unterstützt abzuwickeln. Das Programm ist in der Lage, unterschiedliche Medien (Filme, Audiomaterial, Fotos) und ihrer Beschreibungen im Internet zu präsentieren. Ein weiterer Schwerpunkt ist die Verzahnung mit Dokumenten Management Systemen und den in ihnen erzeugten elektronischen Akten. Scope bietet ein integriertes elektronisches Langzeitarchiv-System an. Das Programm verwendet die Schweizer Fachterminologie (z.B. "Dossier" statt "Akte").

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scopearchiv