Der Hilfeplan dokumentiert die Planung und die Entscheidung über die zu erbringende Leistung, beschreibt die Aufgaben der Leistungserbringer und Adressaten und bestimmt das Verfahren der Überprüfung und Weiterentwicklung der Leistung. Das Hilfeplanverfahren ist als kommunikativer Prozess angelegt und zu verstehen, der die aktive Mitwirkung der Kinder, Jugendlichen, jungen Volljährigen und Personensorgeberechtigten sowie das Zusammenwirken mehrerer Fachkräfte verlangt. Das Hilfeplanverfahren ist das zentrale Steuerungsinstrument zur Einrichtung und Durchführung einer Hilfe zur Erziehung und gleichzeitig mit der Entscheidung über die erforderliche und angemessene Hilfe ein Schlüsselprozess auch für alle im Feld der erzieherischen Hilfen tätigen Dienste und Einrichtungen.

Seit dem In-Kraft-Treten des SGB VIII werden von den Landesjugendämtern Westfalen-Lippe und Rheinland gemeinsame Empfehlungen und Arbeitshilfen zum Hilfeplanverfahren herausgegeben und regelmäßig überarbeitet. Diese Empfehlungen, die einheitlich für ganz Nordrhein-Westfalen mit Vertreterinnen und Vertretern unterschiedlichster Jugendämter sowie den Spitzenverbänden der freien Wohlfahrtspflege NW erstellt wurden, zeigen die fachlichen Auswirkungen gesetzlicher Neuregelungen auf und berücksichtigen neuere Entwicklungen in der Jugendhilfe.