LWL.PRIMA! lässt ab 2013 die Daten fließen

Projektstart: Neues Personalinformationssystem soll Gleichklang in den personalwirtschaftlichen Bereichen der Hauptverwaltung und dem LWL-PsychiatrieVerbund schaffen

Westfalen-Lippe (ufo). Personalabrechnung, Personalverwaltung, Stellenplanung oder Reisekostenabrechnung und vieles mehr: Bisher gab es für nahezu jedes Gebiet in der Personalwirtschaft der LWL-Hauptverwaltung und des LWL-PsychiatrieVerbundes eine Vielzahl von Anwendungen mit jeweils eigener Datenverwaltung. Das soll sich durch LWL.PRIMA! ändern.
 

PRIMA steht für „PersonalRessourcen – Information, Management, Abrechnung“. Dahinter steht das SAP-System „Human Capital Management“(HCM). Das Programm ermöglicht künftig den Personalsachbearbeitern in den LWL-Kliniken sowie in der LWL-Hauptverwaltung, Daten für die Bewerberverwaltung bis zur Gehaltsabrechnung in einem einheitlichen System zu pflegen und zu nutzen. Für die LWL-Beschäftigten wird die Umstellung nur geringe Auswirkungen haben, wie zum Beispiel eine neu gestaltete Gehaltsmitteilung. „Mit dem übergreifenden SAP-Programm sollen vor allem die Prozesse in der Personalwirtschaft schneller und effektiver gestaltet werden“, sagt die Gesamtprojektleiterin Marlies Silies aus der Organisationsentwicklung der LWL-Haupt- und Personalabteilung.

Bislang: oftmals doppelter Aufwand für Datenpflege

Bislang muss die Datenerfassung, -pflege und -verarbeitung oftmals für mehrere Systeme doppelt erfolgen. Übergreifende personalwirtschaftliche Auswertungen seien teilweise nur mit hohem Aufwand zu bewerkstelligen, so Silies. Mit SAP HCM können diese Arbeiten minimiert und die Fehleranfälligkeiten reduziert werden.

Lohnende Investition

„Die Einführung des SAP-Programms, die dafür nötigen Berater- und Schulungsleistungen und die neue SAP-IT-Infrastruktur kosten natürlich Geld“, sagt Reinhold Maasmann, Ansprechpartner für LWL.PRIMA im LWL-PsychiatrieVerbund. Der Anschaffungsentscheidung ist dementsprechend ein umfangreiches Gutachten einer unabhängigen Beraterfirma sowie eine Vorstudie - an der bereits die betroffenen Abteilungen der LWL-Hauptverwaltung, des LWL-PsychiatrieVerbundes sowie die Personalvertretung und das LWL-Rechnungsprüfungsamt beteiligt waren – voraus gegangen. Die Ergebnisse beider Expertisen zeigten den deutlichen Bedarf für ein übergreifendes und einheitliches Programm. Nicht zuletzt musste auch ein Ersatz für das bisherige Abrechnungssystem „ds-dlohn ++“ gefunden werden, da der Anbieter dieses Programms die Pflege mittelfristig einstellt.

LVR arbeitet bereits mit SAP-HCM

Positives Beispiel für die Funktionstüchtigkeit des SAP-Programms ist der Einsatz beim Landschaftsverband Rheinland (LVR), der bereits seit mehreren Jahren HCM einsetzt. Die Erfahrungen beim LVR seien gut, berichtet Silies. Und auch beim LWL wird schon in vielen Abteilungen, zum Beispiel in der LWL-Finanzabteilung, im LWL-Bau- und Liegenschaftsbetrieb und in der LWL-Versorgungsverwaltung erfolgreich mit SAP-Produkten im Rechnungswesen gearbeitet.

Projekt ist am 1. April gestartet

Projektstart von LWL.PRIMA! war der 1. April 2011. Zwischenzeitlich wurde ein Zeit- und Aktivitätenplan erstellt und die Projektmitarbeiterinnen und -mitarbeiter haben an Schulungen teilgenommen. In ersten Arbeitssitzungen wird nun zunächst die Einführung der Module Personalabrechnung und – administration, des Organisationsmanagements sowie die Altdatenübernahme vorbereitet. Weitere Module folgen.
 

Realisiert wird das Projekt LWL.PRIMA! in drei Phasen:
1. Phase
Bis 1. Januar 2013 (für Beamte bis 1. Dezember 2012) sollen folgende Module des SAP-Programms in den Produktivbetrieb gehen:
Personalabrechnung/-administration
Organisationsmanagement
Personalkostenplanung
Personalbeschaffung
Personalzeitwirtschaft (perspektivisch)

2. Phase
Ab 1. April 2013 bis 1. Juni 2014 sollen zusätzliche Module integriert werden
Unter anderem fallen darunter:
Veranstaltungsmanagement
Automatisierte Reisekostenabrechnung

3. Phase
Im Anschluss an Phase 2 soll ein übergreifendes Berichtswesen installiert werden.