Sie kümmern sich um die reibungslose Umstellung von 3.600 Postfächern auf Outlook . Foto: LWL

Outlook statt Groupwise

Ab 2013 wird das Mailsystem beim LWL einheitlich – rund 3.600 Postfächer betroffen

Westfalen-Lippe (ufo). Aus zwei mach eins: Bislang arbeiten die rund 13.000 LWL-Beschäftigten mit unterschiedlichen Mailsystemen. Während der LWL-Psychiatrieverbund mit Outlook Exchange vom Hersteller Microsoft kommuniziert, nutzen die rund 3.600 Beschäftigten in der LWL-Hauptverwaltung, in den Außenstellen der Kulturabteilung, in den Schulverwaltungen und Jugendhilfeeinrichtungen Groupwise vom Hersteller Novell. Das soll sich ab 2013 Dienststelle für Dienststelle ändern. Die bisherigen Groupwise-Postfächer werden bis spätestens Ende 2014 auf Outlook Exchange umgestellt.

„Die Funktionen sind bei beiden Systemen sehr ähnlich“, erklärt Wieland Schäfer, Leiter der LWL.IT Service Abteilung. Dennoch sei eine Zusammenführung wichtig für den LWL. Die Standardisierung bringe nicht nur Vorteile beim Einkauf von Lizenzen, auch die interne Verfahrensbetreuung vereinfache sich: Künftig muss nur noch für ein System Fachwissen vorgehalten werden. Hinzu komme, dass es immer schwieriger werde, für das Novellsystem IT-Fachleute und Verfahren für Schnittstellen zu finden. „Dies war auch ein Grund, warum wir uns für das Microsoft-Produkt entschieden haben“, sagt Schäfer.

Adressbuch, Termine und Ordner werden übertragen


Bereits seit rund einem Jahr beschäftigt sich die LWL.IT Service Abteilung mit den Vorbereitungen. Eine Machbarkeitsstudie, Kosten- und Terminplanungen gingen der Projektumsetzung voraus. Die Umstellung gestaltet sich aufwendig, denn ein Mailingsystem hat viele Schnittstellen: So gibt es beispielsweise Verbindungen zur E-Akte und zur Fax-Software. „Die Infrastruktur ist jetzt hergestellt. Wir sind im Moment dabei, erste Tests für die Datenübernahme durchzuführen“, sagt Claudia Fremann, Projektleiterin für die Umstellung in der LWL.IT Service Abteilung. Ziel ist es, die Umstellung ohne längere Ausfallzeiten zu vollziehen.

Der Anwender werde die Veränderung natürlich am unterschiedlichen Design des Mailprogramms merken, so die Projektleiterin. Sämtliche persönliche Eintragungen und Funktionen wie das Adressbuch, die Termine, die angelegten Ordner würden von Groupwise nach Outlook übernommen. Mit einer Ausnahme: „Die aufgestellten Regeln lassen sich nicht übertragen“, bedauert Claudia Fremann. Dafür ist nach der Standardisierung nun auch eine LWL-weite Terminplanung möglich.

Handbuch und Videos als Starthilfen


Welche Funktionen werden häufig benutzt? Wo gibt es Besonderheiten bei der täglichen Arbeit mit dem Mailsystem? Das wollen die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des insgesamt siebenköpfigen IT-Projektteams im LWL in nächster Zeit vor Ort bei einzelnen Kolleginnen und Kollegen exemplarisch für die künftigen Outlook-Nutzer beim LWL herausfinden. Darauf abgestimmt erstellen sie ein LWL-Handbuch für die Arbeit mit dem neuen Mailprogramm. Geplant sind ebenfalls kurze Filme, die den Ablauf wichtiger Handhabungen erklären und im Intranet zur Verfügung gestellt werden. „Diese sogenannten Video-Tutorials sind bei der Einführung der E-Akte schon zum Zuge gekommen und haben sich als sehr hilfreich herausgestellt“, so Fremann.

Hintergrund: Standardisierung beim LWL


Die LWL.IT Service Abteilung geht mit einem einheitlichen Mailprogramm einen weiteren Schritt in Richtung Standardisierung. Die LWL-Kernaufgaben werden bereits jetzt von großen strategischen Standardverfahren unterstützt wie beispielsweise das SER DOXiS4 Verfahren für die LWL-weite E-Akte, das Krankenhausinformationssystem im LWL-PsychiatrieVerbund und ANLEI im Bereich Soziales. Ende März stellte Wieland Schäfer im Landeshaus über 100 Besuchern auf dem achten Forum für IT-Servicemanagement in der öffentlichen Verwaltung die Standardisierungsstrategie des LWL und die dafür notwendigen Handlungsfelder der LWL.IT vor (http://www.fit-oev.de/1438.html).