Links: Süße Belohnung in jeder Projektphase: Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter aus der LWL-Behindertenhilfe haben erfolgreich auf die E-Akte umgestellt. Mitte und Rechts: Die Registratorinnen und Registratoren betreuen statt Akten nun die Eingangspost, die nach dem Einscannen noch drei Monate aufbewahrt werden muss Fotos: LWL

Arbeitsplätze im Wandel

LWL-Behindertenhilfe und LWL-Hauptfürsorgestelle haben innerhalb von fünf Monaten auf die elektronische Akte umgestellt

Westfalen-Lippe (ufo). Keine Aktenberge, keine Ausgangs- oder Eingangskörbe: Die Schreibtische der rund 500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der LWL-Behindertenhilfe und der LWL-Hauptfürsorgestelle sind nahezu leer. Nach fünf Monaten haben die LWL-Fachabteilungen komplett auf die elektronische Akte umgestellt. Seit 1. Juli wurden dazu sämtliche Altakten, rund 110.000 Stück, eingescannt und stehen nun in digitaler Form in einem Dokumenten Managementsystem zur Verfügung (LWLaktuell berichtete). Innerhalb von fünf Schulungstagen hat jeder Beschäftigte der Dienststellen das neue System kennengelernt. Jetzt konnten sie erste Praxiserfahrungen sammeln. „Am Anfang gab es Skepsis und auch Ablehnung“, sagt Sabine Rüffer, Gruppenleiterin in der LWL-Behindertenhilfe und Mitarbeiterin im Projektteam für die Einführung der elektronischen Akte. Die habe sich aber bereits nach kurzer Zeit gelegt.
 

Motivierender Arbeitsfluss

„Die Arbeit geht jetzt reibungsloser voran“, berichtet Christian Niemand, Sachbearbeiter in der LWL-Hauptfürsorgestelle und Projektteammitglied. Die Suche nach Informationen gestalte sich durch das digitale System einfacher: „Statt Akten anzufordern, in der Registratur abzuholen und durchzublättern, reicht jetzt ein Klick auf den richtigen Ordner in der elektronischen Akte“, so Niemand. Besonders auch für die Telearbeiterinnen und Telearbeiter, die bislang kiloweise Einzelfallakten mit nach Hause nehmen mussten, sei dies eine große Erleichterung. Das Programm ermöglicht es, interne digitale Genehmigungen auf dem elektronischen Weg einzuholen oder die ausgehende Post sofort der digitalen Akte zuzuordnen. „Der dabei entstehende Arbeitsfluss motiviert“, so Daniela Peters aus der LWL-Behindertenhilfe.
Als Unterstützung für die Einarbeitungsphase hat das Projektteam im Rahmen der Einführung auch erstmals Videotutorials für die einzelnen Arbeitsschritte entwickeln lassen, die im Intranet zur Verfügung stehen.

„Die Stimmung ist gut – trotz Rückstände“

Trotz der nahezu reibungslosen Einführungsphase und der fast fehlerlosen Altaktenübernahme konnten die Eingänge in den Poststellen zunächst nicht tagaktuell eingescannt werden. Gabriele Außendorf, Referatsleiterin und Querschnittsbeauftragte: „Am Anfang fehlt einfach noch die Routine und bis sich alle Arbeitsschritte perfekt eingespielt haben, wird es auch noch etwas Zeit brauchen. Das haben wir aber nicht anders erwartet“. Gabriele Außendorf zieht wie viele der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein positives erstes Fazit: „Die Stimmung ist sehr gut. Nicht zuletzt durch die Unterstützung durch das Projekt- und Schulungsteam, die LWL.IT Service Abteilung und die LWL-Organisationsentwicklung ist immer Hilfe greifbar. Die gemeinsame Herausforderung hat den Teamgeist der Kolleginnen und Kollegen gestärkt.“

Positive Kundenrückmeldung und Raumgewinn

Dazu kommen erste positive Auswirkungen durch die schnelleren Zugriffsmöglichkeiten: „Einige Einrichtungen haben uns die Rückmeldung gegeben, dass sie viel schneller Auskunft bekommen haben als gewohnt“, sagt Sabine Rüffer. Die kürzeren Reaktionszeiten sind ein weiterer Vorteil des neuen Systems. Positiv sei auch der Raumgewinn, der durch das Verschwinden von tausenden Akten ermöglicht wurde, so Außendorf. Statt der Aktenschränke stehe nun Platz für zusätzliche Schreibtische zur Verfügung.

Arbeitsplätze im Wandel

Auch die Eingangspost wird in der Behindertenhilfe nicht mehr in Eingangskörbe verteilt, sondern eingescannt. Diese Arbeit haben die Registratoren übernommen, die sich zuvor um die Aktenverwaltung gekümmert hatten. Rund 1000 Blatt Papier schicken sie dafür jeden Tag durch die Scanner und dann auf digitalem Weg in die dazugehörige elektronische Akte. „Unsere Arbeit hat sich stark gewandelt, wir sind viel mehr inhaltlich eingebunden“, so Marita Werner aus der Registratur.
 

Wie die Registratoren verbringen nun auch alle Sachbearbeiterinnen und Sachbearbeiter längere Zeit am Stück vor dem Computer. Botengänge entfallen genauso wie der Gang zum Postfach. Die Folge ist eine stärkere Belastung der Augen und des Rückens. Schon während der Schulung wurden deshalb Tipps für eine gute Sitzhaltung und Anordnung der Arbeitsmittel mit auf den Weg gegeben. „Das Thema Gesundheitsvorsorge wollen wir künftig noch aktiver unterstützen und die Eigeninitiative der Kolleginnen und Kollegen aktiv fördern“, sagt Gabriele Außendorf.

Mehr Informationen zur Einführung eines Dokumenten Managementsystems (DMS) beim LWL gibt es im LWL-Intranet auf den Seiten der LWL-Organisationsentwicklung.